Leader en fabrication de plancher de bois franc depuis 25 ans, Bois BSL est depuis toujours signe de qualité et de fiabilité. En plus de fabriquer et vendre du plancher de bois franc, nous contribuons fièrement à la construction de milliers de maisons annuellement.
Dans le cadre de notre travail et de nos activités, nous traitons et utilisons certains renseignements personnels provenant de nos clients et de nos employés.
La présente politique vise donc à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont Bois BSL les collecte, les utilise, les communiques et les conserve, autrement dit, les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont Bois BSL traite leurs renseignements personnels. Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par Bois BSL par un moyen technologique.
Cette politique s’applique à Bois BSL, ce qui inclus notamment ses dirigeants, employés, consultants, ainsi que par tous les sites internet contrôlés et maintenus par Bois BSL.
Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par Bois BSL, que ce soient les renseignements de ses clients, potentiels ou actuel, ses consultants, ses employés, ses membres ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre).
Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.
Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privé, par exemple les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements judiciaires, renseignement biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyance religieuse ou philosophie, etc.
De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’Affaire d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’Adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, la section collecte, utilisation, communication, celle de la conservation et celle de la sécurité des données ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personnes relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels
que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.
Dans le cadre de ses activités, Bois BSL peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. Les types de renseignement que Bois BSL pourrait collecter, leur utilisation (ou objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués à l’Annexe A de la présente politique.
Bois BSL informe également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignement personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.
De façon générale, Bois BSL collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avons son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. LE consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées (voir l’Annexe A pour plus de détails). Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.
Normalement, Bois BSL doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, Bois BSL peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où Bois BSL peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.
Dans tous les cas, Bois BSL ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.
Veuillez noter que les services et programmes de Bois BSL ne visent pas les personnes mineures, et de façon plus générale, Bois BAL n’obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs (dans le cas, les renseignements ne peuvent pas être recueillis auprès de lui sans le consentement d’un parent ou tuteur).
Collecte auprès de tiers : Bois BSL peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, Bois BSL demandera le consentement de la personne concerné avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés à Bois BSL.
Dans certaines situations, Bois BSL peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle un intérêt sérieux et légitime à le faire et si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de la faire auprès d’elle en temps utile, ou si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.
Bois BSL veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.
Bois BSL ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que Bois BSL veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin. Un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, Bois BSL peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, par exemple :
• Lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne; • Lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
• Lorsqu’une demande gouvernementale est émise;
• Lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protections et de sécurité.
Accès limité : Bois BSL doit mettre en place des mesures pour limiter l’Accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. Bois BSL demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’Accès à toute autre personne.
Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, Bois BSL obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, Bois BSL devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.
Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le
consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants :
• Bois BSL peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion;
• Des renseignements personnels pourront être transmis à ses fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des sous-traitants de Bois BSL désignés pour l’exécution de mandats dans les programmes administrés par Bois BSL et des fournisseurs de services technologiques. Dans ces cas, Bois BSL doit avoir des contrats écrits avec ces fournisseurs qui indique les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration. De plus, ces contrats doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser le responsable de la protection des renseignements personnels de Bois BSL (indiqué dans la présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité;
• Si cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale, Bois BSL pourrait également communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi.
Communication à l’extérieur du Québec : Il est possible que les renseignements personnels détenus par Bois BSL soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque Bois bSL a recours à des fournisseurs de services qui se situent hors Québec ou lorsque Bois BSL fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province.
Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, Bois BSL ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.
Les renseignements personnels utilisés par Bois BSL pour prendre une décision relative à une personne doivent être conservés durant une période d’au moins trois (3) ans suivant la décision en question ou même dix (10) années après la fin de l’année fiscale où la décision a été prise si celle-ci a des incidences fiscales, par exemple, les circonstances d’une fin d’emploi.
À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, Bois BSL s’assurera :
• De les détruire (voir politique concernant le traitement et la conservation des documents aux archives ainsi que la destruction des documents confidentiels); ou
• De les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.
De manière générale, Bois BSL est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle débitent.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de Bois BSL est le directeur ou la directrice des ressources humaines de l’organisation. Il ou elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre n’œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, compris et appliquées. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, le président de Bois BSL assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.
Le membre du personnel de Bois BSL ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.
Les rôles et les responsabilités des employés de Bois BEL tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de Bois BSL à cet égard, le cas échéant.
Bois BSL s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnable pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue dans cette politique) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé. Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’Accès limité aux renseignements personnels, Bois BSL doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d<’utilisation de ses systèmes d’information de manière que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.
DROITS D’ACCÈS, DE RECTIFICATION ET DE RETRAIT DU CONSENTEMENT
Pour faire valoir ses droits d’Accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de Bois BSL, à l’Adresse courriel indiquée dans la prochaine section.
Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par bois BSL et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’Accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou a une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de Bois BSL doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.
Elles peuvent également demander à Bois BSL quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez Bois BSL qui y ont accès et leur durée de conservation.
Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par Bois BSL, doit le faire par écrit en s’Adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de Bois BSL, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.
L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par Bois BSL. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.
Bois BSL s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.
Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de Bois BSL pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par Bois BSL est conforme à la
présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la légalisation ou réglementation applicable.
Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.
Bois BSL doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.
Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à toute autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.
Toutefois, Bois BSL invite toute personnes intéressées à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par Bois BSL.
La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de Bois BSL, dont les coordonnées d’Affaires sont les suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels :
Arianne Dubé, CRHA
1081 rue Industrielle,
Mont-Joli (Québec) G5H 3K8 C.P. 4
Arianne.dube@boisbsl.com
Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.
La présente politique est mise à la disposition de toutes personnes travaillant pour Bois BSL, sous traitants et autres auxquels s’applique la présente politique, et ce, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.
Bois BSL doit également faire de même pour toutes les modifications à la présente politique, lesquelles devront également faire l’objet d’un avis pour en informer les personnes concernées.
*Notes : veuillez noter que l’emploi du genre masculin a pour but d’alléger la présente politique et d’en faire faciliter la lecture.
CRÉATION DE LA POLITIQUE : 12 SEPTEMBRE 2023
DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR : 12 SEPTEMBRE 2023
ACTUALISATION : S.O. – PREMIÈRE VERSION
Voici une liste exhaustive sur les types de renseignements que Bois BSL pourrait collecter, leur utilisation, ou l’objectif visé, ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis. Ainsi, cela comprend, sans s’y limiter, les éléments qui suivent.
Veuillez noter que la plupart des renseignements personnels gérés par Bois BSL sont des renseignements personnels d’employés, de candidats pour un emploi et de consultants. Pour ce qui est des autres catégories de personnes indiquées dans le tableau ci-dessous, les renseignements fournis sont, dans la majorité des cas, des renseignements de nature professionnel ou d’Affaires. À noter que dans la majorité des cas, Bois BSL recueille également des titre/fonction professionnel(le) des personnes, le nom de l’organisation et/ou l’adresse de l’organisation.
| Relation avec Bois BSL, services, programme, etc. | Type de renseignement personnel | Fin de la collecte/utilisations | Manière de recueillir les renseignements (moyens) |
| L’une ou l’autre de ces informations, lorsqu’elles sont nécessaires : | Utilisés pour : | Peuvent être recueillis : | |
| Clients | • Nom • Numéro de téléphone • Courriel • Renseignements bancaires | • Établir et gérer les relations avec la clientèle (et obtenir un moyen de communication) | • Par courriel • Auprès de tiers |
| (lorsque nécessaire) • Langue • Code postal | • Fournir un service (ex : service d’accompagnement, maillage d’affaires ou en innovation) • Recueillir des informations dans le cadre d’un programme • Répondre à une demande de renseignements • Inscrire les clients à des événements organisés par Bois BSL • Connaitre la langue privilégiée de communication • Assurer le paiement des coûts liés aux services | ||
| Candidats à l’emploi et employés | • Nom • Numéro de téléphone • Courriel • Renseignements bancaires • Numéro d’assurance sociale • Date de naissance • Adresse • Antécédant judiciaire | • La gestion des communications avec le candidat ou l’employé • Assurer le fonctionnement du système de paie • Selon le type d’emploi, une vérification est requise | • Par courriel • Par téléphone • En personne lors de l’entrevue |
| Consultants | • Nom • Numéro de téléphone • Courriel • Renseignements bancaires • Adresse | • La gestion des communications avec le consultant • La facturation | • Par courriel |
| Fournisseurs de services | • Nom • Numéro de téléphone | • La gestion des mandats | • Par courriel |
| • Courriel • Renseignements bancaires • Langue | • Le paiement des factures • Connaitre les langues dans lesquelles ils peuvent fournir des services | ||
| Membres (individus et organisations) | • Nom • Numéro de téléphone • Courriel • Coordonnées bancaires • Langue | • Les communications futures • Inscription aux activités organisées par Bois BSL • Sondages • Banques de données • Connaitre les langues dans lesquelles ils peuvent communiquer | • Auprès d’eux- même • Auprès de tiers |
| Partenaires de Bois BSL | • Nom • Numéro de téléphone • Courriel • Coordonnées bancaires | • Établir le partenariat (signature d’ententes de partenariats) • La collaboration | • Par courriel |