Politique de confidentialité

CONTEXTE 

Leader en fabrication de plancher de bois franc depuis 25 ans, Bois BSL est depuis toujours signe  de qualité et de fiabilité. En plus de fabriquer et vendre du plancher de bois franc, nous  contribuons fièrement à la construction de milliers de maisons annuellement. 

Dans le cadre de notre travail et de nos activités, nous traitons et utilisons certains  renseignements personnels provenant de nos clients et de nos employés. 

La présente politique vise donc à assurer la protection des renseignements personnels et à  encadrer la manière dont Bois BSL les collecte, les utilise, les communiques et les conserve,  autrement dit, les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière  dont Bois BSL traite leurs renseignements personnels. Elle vise également le traitement des  renseignements personnels recueillis par Bois BSL par un moyen technologique. 

APPLICATION ET DÉFINITIONS 

Cette politique s’applique à Bois BSL, ce qui inclus notamment ses dirigeants, employés,  consultants, ainsi que par tous les sites internet contrôlés et maintenus par Bois BSL. 

Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par Bois BSL, que ce soient les  renseignements de ses clients, potentiels ou actuel, ses consultants, ses employés, ses membres  ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre). 

Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne  une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple,  il pourrait s’agir du nom, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de  renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique,  sa langue, etc. 

Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré  d’attente raisonnable en matière de vie privé, par exemple les renseignements de santé,  renseignements bancaires, renseignements judiciaires, renseignement biométriques, orientation  sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyance religieuse ou philosophie, etc. 

De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’Affaire d’une personne ne  constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’Adresse, l’adresse  courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci  de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur  privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, la section collecte, utilisation,  communication, celle de la conservation et celle de la sécurité des données ne s’appliquent pas  aux renseignements d’une personnes relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels 

que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de  téléphone de son lieu de travail. 

Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un  caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique. 

COLLECTE, UTILISATION ET COMMUNICATION  

Dans le cadre de ses activités, Bois BSL peut collecter différents types de renseignements, et ce, à  différentes fins. Les types de renseignement que Bois BSL pourrait collecter, leur utilisation (ou  objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués à  l’Annexe A de la présente politique. 

Bois BSL informe également les personnes concernées, au moment de la collecte de  renseignement personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont  collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par  la loi. 

Consentement : 

De façon générale, Bois BSL collecte les renseignements personnels directement auprès de la  personne concernée et avons son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. LE  consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque  la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la  présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées (voir l’Annexe  A pour plus de détails). Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront  être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements  personnels. 

Normalement, Bois BSL doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant  de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers  ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, Bois BSL peut agir sans consentement  dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales  situations où Bois BSL peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes  de la présente politique. 

Collecte : 

Dans tous les cas, Bois BSL ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire.  De plus, la collecte ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire dont il a besoin pour remplir  l’objectif visé. 

Veuillez noter que les services et programmes de Bois BSL ne visent pas les personnes mineures,  et de façon plus générale, Bois BAL n’obtient pas intentionnellement de renseignements  personnels concernant des mineurs (dans le cas, les renseignements ne peuvent pas être recueillis  auprès de lui sans le consentement d’un parent ou tuteur).

Collecte auprès de tiers : Bois BSL peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers.  À moins d’une exception prévue par la loi, Bois BSL demandera le consentement de la personne  concerné avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers.  Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais  auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des  renseignements collectés à Bois BSL. 

Dans certaines situations, Bois BSL peut également collecter des renseignements personnels  auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle un intérêt sérieux et  légitime à le faire et si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de  la faire auprès d’elle en temps utile, ou si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les  renseignements sont exacts. 

Détention et utilisation : 

Bois BSL veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de  leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée. 

Bois BSL ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons  indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que Bois  BSL veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin. Un nouveau  consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon  expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus  par la loi, Bois BSL peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement  de la personne, par exemple : 

• Lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne; • Lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude; 

• Lorsqu’une demande gouvernementale est émise; 

• Lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protections et de  sécurité. 

Accès limité : Bois BSL doit mettre en place des mesures pour limiter l’Accès à un renseignement  personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité  pour prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs  fonctions. Bois BSL demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’Accès à toute  autre personne. 

Communication : 

Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement  prévue par la loi, Bois BSL obtiendra le consentement de la personne concernée avant de  communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est  nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, Bois BSL devra obtenir le  consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement. 

Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire.  Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le 

consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement,  dans les cas suivants : 

• Bois BSL peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la  personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses  représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un  programme dont il a la gestion; 

• Des renseignements personnels pourront être transmis à ses fournisseurs de service à qui  il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des sous-traitants de  Bois BSL désignés pour l’exécution de mandats dans les programmes administrés par Bois  BSL et des fournisseurs de services technologiques. Dans ces cas, Bois BSL doit avoir des  contrats écrits avec ces fournisseurs qui indique les mesures qu’ils doivent prendre pour  assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation  de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils  ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration. De plus, ces contrats  doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser le responsable de la protection des  renseignements personnels de Bois BSL (indiqué dans la présente politique) de toute  violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les  renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable  d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité; 

• Si cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale, Bois BSL  pourrait également communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de  la personne concernée, à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions  prévues par la loi. 

Communication à l’extérieur du Québec : Il est possible que les renseignements personnels  détenus par Bois BSL soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque Bois bSL  a recours à des fournisseurs de services qui se situent hors Québec ou lorsque Bois BSL fait affaire  avec des sous-traitants situés en dehors de la province. 

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable,  Bois BSL ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la  réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés. 

Les renseignements personnels utilisés par Bois BSL pour prendre une décision relative à une  personne doivent être conservés durant une période d’au moins trois (3) ans suivant la décision  en question ou même dix (10) années après la fin de l’année fiscale où la décision a été prise si  celle-ci a des incidences fiscales, par exemple, les circonstances d’une fin d’emploi. 

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus  nécessaires, Bois BSL s’assurera :

• De les détruire (voir politique concernant le traitement et la conservation des documents  aux archives ainsi que la destruction des documents confidentiels); ou 

• De les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible,  d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et  les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes. 

RESPONSABILITÉS DE BOIS BSL 

De manière générale, Bois BSL est responsable de la protection des renseignements personnels  qu’elle débitent. 

Le responsable de la protection des renseignements personnels de Bois BSL est le directeur ou la  directrice des ressources humaines de l’organisation. Il ou elle doit, de façon générale, veiller à  assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements  personnels. Le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance  des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre  n’œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, compris et appliquées. En cas  d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, le président de Bois BSL assurera les  fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels. 

Le membre du personnel de Bois BSL ayant accès à des renseignements personnels ou étant  autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la  présente politique. 

Les rôles et les responsabilités des employés de Bois BEL tout au long du cycle de vie des  renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de Bois BSL à cet  égard, le cas échéant. 

SÉCURITÉ DES DONNÉES 

Bois BSL s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnable pour assurer la  protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place  correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la  sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de  sensible (voir la définition prévue dans cette politique) devra faire l’objet de mesures de sécurité  plus importantes et devra être mieux protégé. Notamment, et conformément à ce qui a été  mentionné précédemment concernant l’Accès limité aux renseignements personnels, Bois BSL  doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits  d<’utilisation de ses systèmes d’information de manière que seuls les employés qui doivent y avoir  accès soient autorisés à y accéder.  

DROITS D’ACCÈS, DE RECTIFICATION ET DE RETRAIT DU CONSENTEMENT 

Pour faire valoir ses droits d’Accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne  concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des  renseignements personnels de Bois BSL, à l’Adresse courriel indiquée dans la prochaine section. 

Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander  l’accès à leurs renseignements personnels détenus par bois BSL et en demander leur correction  dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la  cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé  tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’Accéder à ce renseignement par un moyen  technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou a une ordonnance  judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à  ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.  

Le responsable de la protection des renseignements personnels de Bois BSL doit répondre par  écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être  motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit  indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le  requérant à comprendre le refus au besoin. 

Elles peuvent également demander à Bois BSL quels sont les renseignements personnels recueillis  auprès d’elle, les catégories de personnes chez Bois BSL qui y ont accès et leur durée de  conservation. 

PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES  

Réception  

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique  ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par Bois BSL, doit le faire  par écrit en s’Adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de Bois  BSL, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante. 

L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de  téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour  que celle-ci puisse être évaluée par Bois BSL. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise,  le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information  additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte. 

Traitement  

Bois BSL s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle. 

Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les  renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des  renseignements personnels de Bois BSL pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et  formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à  déterminer si le traitement des renseignements personnels par Bois BSL est conforme à la 

présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la  légalisation ou réglementation applicable. 

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des  motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du  délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive. 

Bois BSL doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées.  Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi  que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte. 

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information  du Québec ou à toute autre organisme de surveillance en matière de protection des  renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la  plainte. 

Toutefois, Bois BSL invite toute personnes intéressées à s’adresser d’abord à son responsable de  la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par  Bois BSL. 

APPROBATION  

La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements  personnels de Bois BSL, dont les coordonnées d’Affaires sont les suivantes : 

Responsable de la protection des renseignements personnels : 

Arianne Dubé, CRHA 

1081 rue Industrielle, 

Mont-Joli (Québec) G5H 3K8 C.P. 4 

Arianne.dube@boisbsl.com 

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez  communiquer avec le responsable par courriel. 

PUBLICATION ET MODIFICATIONS  

La présente politique est mise à la disposition de toutes personnes travaillant pour Bois BSL, sous traitants et autres auxquels s’applique la présente politique, et ce, relativement aux  renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique est également diffusée par tout  moyen propre à atteindre les personnes concernées.

Bois BSL doit également faire de même pour toutes les modifications à la présente politique,  lesquelles devront également faire l’objet d’un avis pour en informer les personnes concernées. 

*Notes : veuillez noter que l’emploi du genre masculin a pour but d’alléger la présente politique  et d’en faire faciliter la lecture. 

CRÉATION DE LA POLITIQUE : 12 SEPTEMBRE 2023 

DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR : 12 SEPTEMBRE 2023 

ACTUALISATION : S.O. – PREMIÈRE VERSION 

ANNEXE A 

Voici une liste exhaustive sur les types de renseignements que Bois BSL pourrait collecter, leur  utilisation, ou l’objectif visé, ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis.  Ainsi, cela comprend, sans s’y limiter, les éléments qui suivent.  

Veuillez noter que la plupart des renseignements personnels gérés par Bois BSL sont des  renseignements personnels d’employés, de candidats pour un emploi et de consultants. Pour ce  qui est des autres catégories de personnes indiquées dans le tableau ci-dessous, les  renseignements fournis sont, dans la majorité des cas, des renseignements de nature  professionnel ou d’Affaires. À noter que dans la majorité des cas, Bois BSL recueille également  des titre/fonction professionnel(le) des personnes, le nom de l’organisation et/ou l’adresse de  l’organisation.

Relation avec  Bois BSL,  services,  programme,  etc.Type de renseignement  personnelFin de la  collecte/utilisationsManière de  recueillir les  renseignements  (moyens)
L’une ou l’autre de ces  informations,  lorsqu’elles sont  nécessaires :Utilisés pour : Peuvent être  recueillis :
Clients • Nom • Numéro de  téléphone • Courriel • Renseignements  bancaires • Établir et gérer les  relations avec la  clientèle (et obtenir  un moyen de  communication)• Par  courriel  • Auprès de  tiers
(lorsque  nécessaire) • Langue • Code postal• Fournir un service  (ex : service  d’accompagnement,  maillage d’affaires  ou en innovation) • Recueillir des  informations dans le  cadre d’un  programme • Répondre à une  demande de  renseignements • Inscrire les clients à  des événements  organisés par Bois  BSL • Connaitre la langue  privilégiée de  communication • Assurer le paiement  des coûts liés aux  services
Candidats à  l’emploi et  employés• Nom • Numéro de  téléphone • Courriel • Renseignements  bancaires • Numéro  d’assurance  sociale • Date de  naissance  • Adresse  • Antécédant  judiciaire• La gestion des  communications  avec le candidat ou  l’employé • Assurer le  fonctionnement du  système de paie • Selon le type  d’emploi, une  vérification est  requise• Par  courriel • Par  téléphone • En  personne  lors de  l’entrevue
Consultants • Nom  • Numéro de  téléphone • Courriel • Renseignements  bancaires • Adresse • La gestion des  communications  avec le consultant • La facturation• Par  courriel 
Fournisseurs  de services• Nom • Numéro de  téléphone• La gestion des  mandats• Par  courriel
• Courriel • Renseignements  bancaires  • Langue • Le paiement des  factures • Connaitre les  langues dans  lesquelles ils  peuvent fournir des  services
Membres  (individus et  organisations)• Nom • Numéro de  téléphone • Courriel • Coordonnées  bancaires • Langue• Les communications  futures • Inscription aux  activités organisées  par Bois BSL • Sondages • Banques de  données • Connaitre les  langues dans  lesquelles ils  peuvent  communiquer• Auprès  d’eux- même • Auprès de  tiers
Partenaires de  Bois BSL• Nom • Numéro de  téléphone • Courriel • Coordonnées  bancaires • Établir le  partenariat  (signature  d’ententes de  partenariats) • La collaboration• Par  courriel
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